Una guia detallada sobre com treballar amb documents a Nextcloud

Nextcloud és una plataforma de col·laboració de contingut de codi obert que permet crear emmagatzematge segur de fitxers amb funcions de compartició i sincronització. No és massa dir que Nextcloud és una solució ideal per a la gestió de fitxers, ja que aquesta plataforma us permet compartir fitxers i carpetes al vostre ordinador i sincronitzar-los a l'instant amb el vostre servidor Nextcloud.

Tanmateix, Netxcloud no només és bo per a fotos i fitxers multimèdia. Aquesta plataforma té molt a oferir quan tractes amb documents d'oficina. Aquest article us ensenyarà com treballar amb documents a la vostra instància Netxlcoud.

Amb Nextcloud, podeu crear un entorn d'emmagatzematge convenient on podeu desar i gestionar tots els vostres documents de text, fulls de càlcul i presentacions. Podeu carregar-los manualment o importar fitxers d'oficina des d'emmagatzematge de tercers instal·lant les aplicacions corresponents des de la botiga d'aplicacions integrada.

Per exemple, és possible integrar Dropbox, OneDrive i Google Drive. Així, podeu importar els vostres documents d'oficina i altres dades a l'emmagatzematge de Netxcloud.

Nextcloud us permet gestionar documents de diferents maneres. Podeu crear carpetes i subcarpetes per guardar documents de diferents tipus per separat. Per exemple, podeu crear una carpeta per a presentacions i una per a fulls de càlcul. A més, podeu canviar el nom, copiar o moure fitxers d'oficina fàcilment escollint l'opció requerida al menú contextual quan feu-hi clic amb el botó dret.

Per accedir ràpidament als documents necessaris, podeu marcar-los com a preferits. Quan necessiteu treballar amb ells, només cal que feu clic a la icona Preferits al panell de l'esquerra i veureu tots els documents disponibles amb aquest estat.

Una altra característica útil és la possibilitat d'assignar etiquetes. Si voleu crear una etiqueta, tot el que heu de fer és obrir un fitxer mitjançant la vista Detalls del menú contextual. A continuació, escriviu el que voleu utilitzar com a etiqueta. Podeu assignar diverses etiquetes a un sol fitxer. Tots els usuaris del vostre servidor Nextcloud comparteixen totes les etiquetes.

A més, tots els usuaris de Nextcloud poden deixar comentaris. Podeu utilitzar la vista Detalls per afegir els vostres comentaris a un document o llegir els que deixen altres. Els comentaris són visibles per als usuaris que tenen accés al fitxer.

Accediu als vostres documents des de l'escriptori i el mòbil

Nextcloud inclou un suport complet per a WebDAV, de manera que us podeu connectar i sincronitzar fàcilment amb els vostres documents des de l'emmagatzematge de Nextcloud mitjançant aquest protocol. Podeu connectar-vos a dispositius Linux, Windows i macOS, així com a aplicacions mòbils per a Android i iOS.

Un cop connectat, podeu sincronitzar el vostre ordinador d'escriptori o telèfon intel·ligent amb el vostre servidor Nextcloud. Això és especialment útil quan esteu constantment en moviment i necessiteu accedir als vostres documents des de diferents ubicacions.

El que fa que Nextcloud sigui fantàstic són les seves capacitats per compartir fitxers de manera segura. Com a usuari de Nextcloud, podeu compartir fitxers i fins i tot carpetes amb enllaços públics, altres usuaris i grups, cercles i converses de Talk.

Quan compartiu un document, un full de càlcul o una presentació, podeu permetre l'edició del fitxer amb les solucions d'edició col·laborativa del vostre Nextcloud, com ara ONLYOFFICE.

Les opcions addicionals per compartir fitxers d'Office són:

• Amaga la baixada: aquesta opció elimina el botó de descàrrega que fa que no es pugui descarregar el fitxer.
• Protecció amb contrasenya: aquesta opció us permet establir una contrasenya.
• Estableix la data de caducitat: aquesta opció desactiva automàticament la compartició en un dia determinat.
• Nota per al destinatari: aquesta opció us permet enviar un missatge al destinatari.
• No compartir: aquesta opció està dissenyada per revertir la compartició.
• Afegeix un altre enllaç: aquesta opció permet crear diversos enllaços públics amb diferents drets.

La compartició interna també està disponible a Nextcloud.

Si tracteu informació confidencial, sens dubte trobareu útil aquesta funció. El fet és que Nextcloud inclou una aplicació de xifratge del servidor. Quan l'activeu, tots els vostres fitxers Nextcloud es xifren automàticament al costat del servidor.

L'aplicació de xifratge utilitza el vostre inici de sessió com a contrasenya per a la vostra clau de xifratge única, de manera que no cal que feu res. Només heu d'iniciar sessió a la vostra instància Nextcloud i gestionar els vostres documents d'oficina com ho feu habitualment. No oblidis que pots canviar la teva contrasenya en qualsevol moment.

Podeu habilitar el xifratge del servidor a la configuració de l'administració.

Nextcloud s'integra fàcilment amb algunes suites d'oficina que us permeten crear i editar documents d'oficina en línia. Una de les millors solucions és ONLYOFFICE Docs, un paquet ofimàtic de codi obert per a l'edició i col·laboració de documents en línia. Quan està integrat, ONLYOFFICE Docs permet editar fitxers DOCX, XLSX, PPTX, CSV i TXT, així com visualitzar PDF.

Amb aquesta suite ofimàtica en línia, podeu col·laborar amb altres usuaris de Nextcloud en temps real. Amb aquesta finalitat, ONLYOFFICE Docs ofereix un conjunt complet de funcions col·laboratives, que inclouen dos modes de coedició (ràpid i estricte), control de versions i historial de versions, seguiment dels canvis, comentaris, mencions d'usuari i comunicació mitjançant el xat integrat.

Fins i tot és possible la col·laboració de documents en temps real entre diverses instàncies federades de Nextcloud que estan connectades a un únic servidor de documents ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).

Llegiu aquesta guia per saber com integrar ONLYOFFICE Docs amb Nextcloud.

A més dels documents de text, fulls de càlcul i presentacions tradicionals, ONLYOFFICE Docs també us permet treballar amb formularis que es poden omplir. En altres paraules, podeu crear, editar i col·laborar en documents amb camps omplibles. Aquests camps poden ser de diferents tipus. Per exemple, camps de text, botons d'opció, llistes desplegables, caselles de selecció, quadres combinats i imatges.

Quan creeu un formulari que es pot omplir, podeu afegir tants camps com sigui necessari i ajustar-ne les propietats. ONLYOFFICE Docs funciona amb DOCXF, el seu propi format per a plantilles de formularis. Així, quan creeu un formulari, creeu un fitxer DOCX que podeu editar i fins i tot compartir amb altres persones amb finalitats col·laboratives.

Quan el vostre formulari DOCXF estigui llest, podeu desar-lo com a OFORM. Aquesta és una altra extensió de fitxer desenvolupada per l'equip d'ONLYOFFICE. Aquest format s'utilitza per a formularis que es poden omplir a punt. La principal particularitat d'OFORM és que aquest fitxer no es pot editar excepte introduint dades als camps.

Per tant, quan obriu un fitxer OFORM, no veureu cap eina d'edició. Podreu navegar pels camps existents i introduir les dades requerides. Quan s'hagi completat el fitxer OFORM, podeu desar-lo com a PDF i descarregar-lo directament des de la interfície de l'editor.

A més dels permisos estàndard per compartir fitxers, ONLYOFFICE Docs ofereix un conjunt de drets d'accés avançats que podeu utilitzar mentre compartiu un fitxer d'oficina amb altres usuaris:

• Amb accés complet, pots fer el que vulguis.
• Amb Visualització només, podeu obrir el fitxer per veure'l, però l'edició està prohibida.
• Amb Comentaris, podeu veure el fitxer i deixar-hi comentaris.
• Amb Revisió, podeu utilitzar el mode Seguiment dels canvis.
• Amb el filtre personalitzat, altres usuaris no podran canviar el filtre establert quan editin el full de càlcul compartit.

Nextcloud us permet compartir fitxers d'oficina mitjançant l'arrossegar i deixar anar a Talk. Tots els participants del xat tindran accés al fitxer compartit.

ONLYOFFICE Docs també inclou funcions de conversió. Per tant, si teniu documents d'oficina que no siguin OOXML, podeu convertir-los amb un clic. La llista de formats compatibles per a la conversió és molt llarga i inclou DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Sense conversió a OOXML, només podeu obrir aquests fitxers per visualitzar-los. Si voleu convertir un fitxer que no sigui OOXML, feu-hi clic amb el botó dret i seleccioneu l'opció Convertir amb ONLYOFFICE. Després d'això, podreu obrir-lo i editar-lo sense limitacions.

Quan es tracta de protecció de documents, ONLYOFFICEN Docs té algunes funcions realment interessants. La manera més senzilla d'evitar l'accés no autoritzat al vostre document és establir una contrasenya segura. Quan obriu el document, haureu d'introduir la contrasenya cada vegada. Això és molt útil si hi ha el risc que algú pugui accedir al vostre dispositiu quan esteu fora d'ell temporalment.

Una altra característica de seguretat és la possibilitat d'afegir marques d'aigua. Els documents ONLYOFFICE us permeten afegir una marca d'aigua de text o utilitzar una imatge per protegir els vostres fitxers d'oficina. A la configuració ONLYOFFICE, també podeu decidir si voleu que es mostrin les filigranes mentre compartiu els fitxers amb la vista segura.

Per als usuaris avançats, hi ha quelcom més sofisticat. ONLYOFFICE Docs utilitza Jason Web Token (JWT), de manera que podeu habilitar aquesta tecnologia i configurar el vostre testimoni per oferir el màxim nivell de seguretat. Llegiu la documentació oficial si voleu saber sobre JWT a ONLYOFFICE Docs.

Com podeu veure, Netxcloud és una excel·lent plataforma per gestionar documents i compartir fitxers. Tanmateix, esdevé molt més potent quan l'integrau amb ONLYOFFICE Docs. La solució combinada pot fer totes les tasques d'oficina i us permet crear un entorn de col·laboració segur a la vostra màquina local.