Com col·laborar documents amb l'espai de treball ONLYOFFICE

Si el que voleu és crear un espai de treball col·laboratiu al vostre servidor Linux, les opcions més evidents podrien ser Seafile. Aquestes solucions us permeten emmagatzemar i compartir fitxers en un sol lloc i ofereixen capacitats de sincronització de fitxers.

Tanmateix, si no només voleu conservar els fitxers, sinó que també necessiteu la funcionalitat de col·laboració de documents, és una bona idea dirigir la vostra atenció a ONLYOFFICE Workspace. Aquesta plataforma de programari grupal està dissenyada per gestionar i coeditar documents en línia.

En aquesta guia, aprendràs com instal·lar ONLYOFFICE Workspace i com aquesta solució facilita la col·laboració en temps real.

formularis i presentacions que es poden omplir, i un conjunt d'aplicacions de productivitat diverses.

La solució us permet crear un entorn virtual segur on podeu emmagatzemar tots els vostres fitxers i col·laborar en documents en temps real. A més, ONLYIOFFICE Workspace ofereix funcions de gestió de projectes, calendari, relacions amb clients, gestió de correu electrònic, comunicació en línia i xarxes socials amb blocs, fòrums i taulers de notícies.

ONLYOFFICE Workspace és una eina de programari autoallotjada que es pot implementar localment. També hi ha una versió SaaS amb diversos plans de tarifes, inclòs un per a equips de no més de 5 persones.

Abans d'iniciar el procés d'instal·lació, assegureu-vos que el vostre sistema compleixi aquests requisits:

CPU: processador de doble nucli de 2 GHz o millor.
RAM: almenys 6 GB.
Disc dur: 40 GB d'espai lliure.
Canvi: almenys 6 GB.
SO: distribució de Linux AMD64 amb el nucli v3.10 o posterior.

Instal·lació de ONLYOFFICE Workspace Community Edition

En aquesta guia, instal·larem ONLYOFFICE Workspace Community Edition, que és una versió gratuïta del programari més que suficient per a un ús habitual.

Si necessiteu suport tècnic professional i accés als editors web mòbils ONLYOFFICE, podeu optar per una versió comercial. No obstant això, depèn de tu decidir-te.

El procés d'instal·lació és bastant senzill i requereix que seguiu una sèrie de passos. Comencem!

ONLYOFFICE Workspace està equipat amb un script d'instal·lació per a sistemes operatius basats en Linux amb Docker. L'script configura automàticament els contenidors de Docker amb tots els components necessaris.

Primer de tot, cal que baixeu el fitxer d'script executant la següent comanda wget:

$ wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

Després d'obtenir l'script, procediu al procés d'instal·lació.

Totes les accions d'instal·lació següents s'han de fer amb drets d'arrel. Per instal·lar tots els components necessaris de ONLYOFFICE Workspace, introduïu això:

$ bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Aquí \yourdomain.com és el vostre domini que s'utilitzarà per al mòdul ONLYOFFICE Mail. Si no voleu que s'instal·li el component Mail, executeu això:

$ bash workspace-install.sh -ims false

L'script d'instal·lació comprovarà la disponibilitat de Docker al vostre dispositiu i la seva versió. Si el servei Docker no està present o la seva versió no es correspon amb els requisits mínims, l'script l'instal·larà o actualitzarà automàticament.

Comproveu la llista de tots els paràmetres disponibles amb aquesta ordre:

$ bash workspace-install.sh -h

Després de la instal·lació, heu d'assegurar-vos que tots els components de ONLYOFFICE Workspace funcionen com s'esperava. Obriu el vostre navegador web i introduïu l'adreça IP del vostre ordinador a la xarxa local. No introduïu localhost o 127.0.0.1 a la barra d'adreces.

Felicitats! ONLYOFFICE Workspace s'ha d'executar, la qual cosa indica que s'ha instal·lat correctament.

Tots els vostres fitxers s'emmagatzemen al mòdul Documents. Podeu crear carpetes i subcarpetes per a una millor gestió de documents, copiar i moure els fitxers, canviar-ne el nom, marcar-los com a preferits per accedir fàcilment i fins i tot eliminar-los.

Per a la vostra comoditat, podeu connectar solucions d'emmagatzematge de tercers, com ara Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive i altres mitjançant el protocol WebDAV. D'aquesta manera, podeu crear un únic entorn per a tots els vostres fitxers.

ONLYOFFICE Workspace està equipat amb un reproductor multimèdia, de manera que podeu obrir i reproduir fàcilment gairebé tots els fitxers d'àudio i vídeo gràcies al suport de tots els formats populars, inclosos MPG i AVI, MPEG, MP3, WEBP, etc.

Hi ha més que això. També podeu emmagatzemar les vostres fotos i imatges al mòdul Documents perquè admet BMP, JPG, JPEG, PNG, TIF i GIF. Una altra característica útil és la possibilitat d'obrir i veure fitxers PDF, DjVu i XPS.

El visor integrat és fàcil d'utilitzar i ofereix una barra de navegació amb miniatures de pàgines. A més, fins i tot podeu emmagatzemar llibres electrònics, ja que el programari admet els formats EPUB i FB2.

Pel que fa a la col·laboració de documents, ONLYOFFICE Workspace permet compartir documents de text, fulls de càlcul, formularis que es poden omplir i presentacions amb altres usuaris per a la co-autoría en temps real.

Pots posar els teus fitxers a disposició dels usuaris interns del portal ONLYOFFICE. També hi ha una opció per compartir fitxers externament, mitjançant un enllaç.

Quan compartiu alguna cosa, podeu triar el permís d'accés necessari:

Accés complet
Revisió
Comenta
Només lectura
Denega l'accés

A més, hi ha permisos d'accés especials: emplenar formularis per a formularis que es poden omplir i filtre personalitzat per a fulls de càlcul.

A partir de la versió 12.0, la plataforma col·laborativa ONLYOFFICE permet compartir amb més flexibilitat gràcies a la nova configuració avançada:

No es poden imprimir, baixar ni copiar fitxers (per als permisos de només lectura i comentaris).
No es pot canviar la configuració per compartir (per al permís d'accés complet).

Després de compartir un fitxer, podeu iniciar el procés de col·laboració i gaudir de la funcionalitat de co-autoria d'ONLYOFFICE Workspace. Per exemple, podeu:

Activeu qualsevol dels dos modes d'edició conjunta, ràpid o estricte, amb l'opció de canviar entre ells en qualsevol moment.
Accepteu i rebutgeu els canvis fets per altres persones amb la funció Seguiment dels canvis.
Restaura qualsevol versió del fitxer mitjançant l'historial de versions.
Respon als comentaris d'altres usuaris i deixa els teus.
Creu l'atenció d'un coautor concret etiquetant-lo als comentaris.
Compara diferents versions del mateix document en temps real.
Envia missatges de text al xat integrat.
Xateja amb altres persones mitjançant el connector de Telegram.
Feu àudio i trucades d'alta qualitat amb el connector Jitsi.

ONLYOFFICE Workspace v12.0 també us permet treballar amb altres usuaris en servidors web remots des de clients WebDAV, cosa que permet coeditar documents i gestionar fitxers.

A ONLYOFFICE Workspace, el mòdul Documents està estretament integrat amb altres mòduls, cosa que us permet facilitar les coses i augmentar la vostra productivitat.

Si treballeu amb projectes al mòdul Projectes, podeu adjuntar directament els documents necessaris emmagatzemats al mòdul Documents. Només heu de crear una tasca o una discussió en un projecte i afegir els documents que necessiteu per completar-lo amb èxit.

En cas que configureu el servidor de correu ONLYOFFICE, tindreu l'oportunitat d'adjuntar documents, fulls de càlcul, presentacions i formularis que es poden omplir als vostres correus electrònics. Una altra característica útil és la possibilitat d'enviar fitxers directament per correu electrònic mitjançant el menú contextual del mòdul Documents, la qual cosa estalvia temps en alguns casos.

A part dels mòduls Projectes i Correu, el mòdul Documents també està connectat amb el sistema CRM integrat on podeu adjuntar fitxers als perfils del client.

Amb ONLYOFFICE Workspace, podeu crear fàcilment una oficina col·laborativa totalment funcional amb funcions de col·laboració i gestió de documents al vostre servidor Linux. La millor notícia és que tot això es pot fer sense cap cost, gràcies a la disponibilitat de la Community Edition gratuïta.